Veelgestelde vragen

BuurtRit is een online applicatie waarmee organisaties hun senioren- en buurtvervoer met vrijwilligers regelen: ritaanvragen, planning, routes, roosters, communicatie en rapportage — alles op één plek.

Voor stichtingen, verenigingen en welzijnsorganisaties die met vrijwilligers vervoer rijden voor senioren en buurtgenoten — van een enkele auto tot meerdere voertuigen en een grote vrijwilligersgroep.

Ja. Iedere organisatie krijgt een eigen subdomein (uw-organisatie.buurtrit.nl) met een eigen logo én een eigen, afgeschermde database. Uw passagiers- en vrijwilligersgegevens staan volledig los van die van andere organisaties. Toegang loopt via persoonlijke accounts met rollen en rechten.

Van uw organisatie. U bepaalt wat er wordt vastgelegd en hoe lang het bewaard blijft; wij verwerken die gegevens alleen om BuurtRit voor u te laten werken. In AVG-termen bent u verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verkopen niets door en gebruiken uw gegevens niet voor iets anders. Een verwerkersovereenkomst krijgt u van ons bij het aansluiten; vraag hem gerust vooraf op.

Ja, en dat kan vanzelf gaan. U stelt per organisatie een bewaartermijn in: oude ritten worden daarna verwijderd, en passagiers en oud-vrijwilligers die niet meer voorkomen worden geanonimiseerd — naam, adres, telefoon en e-mail verdwijnen, terwijl de aantallen voor uw verantwoording blijven staan. Er is een proefdraai die eerst laat zien wát er zou verdwijnen, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Eén passagier of vrijwilliger tussentijds verwijderen kan uiteraard ook.

Ja. Passagiers, vrijwilligers, locaties en ritten kunt u als CSV-bestand downloaden en zo in Excel openen of naar een ander systeem overzetten. De gegevens zijn van u, ook als u ooit stopt; u hoeft ze niet bij ons op te vragen.

Ja. De persoonsgegevens worden overschreven, zodat er niets meer te herleiden is naar die persoon. Het interne nummer blijft wel bestaan, want anders zouden de bijbehorende ritten losraken en klopt uw eigen historie niet meer. U houdt dus uw overzichten en statistieken, zonder dat de persoon er nog in staat.

Dat bepaalt u zelf — het zijn uw gegevens en uw bewaartermijn. Ritten zijn een tijdlang nuttig voor uw jaarverslag, subsidieverantwoording en statistieken; daarna mogen ze weg. U stelt in na hoeveel tijd BuurtRit oude ritten automatisch opruimt.

Ja. Vraag het aan en u krijgt een export van uw passagiers-, vrijwilligers- en ritgegevens in een bestandsformaat dat u in Excel kunt openen. Wij leveren die alleen aan een beheerder van uw eigen organisatie — een bestand met alle namen en adressen erin hoort niet zomaar te downloaden te zijn.

Ja. Planners, chauffeurs en begeleiders krijgen ieder een eigen account met de rechten die bij hun rol passen — een planner ziet en regelt alles, chauffeurs zien hun eigen ritten en beheren hun eigen beschikbaarheid, en hebben op de dag zelf hun eigen route met navigatie bij de hand.

Ja, zolang de chauffeur zijn telefoon gebruikt. Hij tikt per stop op Navigeer; daarmee weet het meldpunt naar welke stop hij onderweg is en hoeveel er nog volgen. Het is geen plaatsbepaling via GPS en wij volgen niemand: u ziet alleen welke stop hij is begonnen. Tikt hij niets, dan weet u minder — nooit iets verkeerds.

Ja, en dat doet u zelf. Passagiers, vrijwilligers en locaties leest u in vanuit een CSV-bestand — dat maakt u met Excel of exporteert u uit uw huidige systeem. De kolommen worden op naam herkend, dus de volgorde maakt niet uit en ontbrekende kolommen zijn geen probleem. U ziet eerst wat er wordt ingelezen voordat er iets wordt opgeslagen. Er zijn geen opstartkosten. Loopt u vast op een oud bestand, laat het ons weten — soms is een deel overzetten en de rest opschonen verstandiger dan alles meenemen.

Binnen een minuut. U meldt zich aan, klikt op de knop in de e-mail die u direct daarna krijgt, en uw omgeving staat er — met het adres dat u zelf koos, uw naam en uw logo. Er komt later geen tweede omgeving: dit ís uw omgeving, en alles wat u er in die eerste maand in zet blijft gewoon staan als u doorgaat. Wilt u vooraf zien wat het inrichten inhoudt? Dat staat stap voor stap in de handleiding; reken op ongeveer een uur voor voertuigen, locaties en de eerste vrijwilligers.

In de handleiding leest u de complete werkwijze: een ritaanvraag aannemen en bevestigen, ritten inplannen op het planbord, de route en het ritblad voor de chauffeur, en het inroosteren van vrijwilligers. Ook alle e-mails die BuurtRit verstuurt staan erin, mét voorbeelden zoals uw passagiers en vrijwilligers ze ontvangen. Zo weet u vooraf precies wat u kunt verwachten — dezelfde handleiding vindt u later terug in uw eigen omgeving.

Dat mag, maar het hoeft niet. Met één klik verdeelt BuurtRit alle openstaande ritten van een dag over uw voertuigen, rekening houdend met zitplaatsen en rollators, en met passagiers die naar dezelfde bestemming moeten — die rijden dan zoveel mogelijk samen. Wat niet past blijft gewoon staan, en u kunt daarna alles nog met de hand verslepen. De planner houdt dus het laatste woord; de automaat neemt alleen het uitzoekwerk over.

Ook bij het invoeren scheelt het werk: bij een nieuwe passagier, locatie of vrijwilliger typt u alleen de postcode en het huisnummer, waarna straat en woonplaats zichzelf invullen uit het landelijke adressenbestand. Dat gaat sneller aan de telefoon en voorkomt schrijffouten waardoor een chauffeur voor de verkeerde deur staat.

Een rit bewaart het adres zoals het was toen de rit werd aangemaakt — anders zou een verhuizing ook uw ritten van vorig jaar veranderen. Slaat u een nieuw adres op, dan vraagt BuurtRit meteen of de al geplande ritten mee moeten. Eén klik, en ze staan goed.

U hoeft dus niet zelf na te lopen welke ritten aangepast moeten worden. Bij een verhuizing naar een andere postcode wordt het voertuig standaard losgelaten, want de route klopt dan niet meer.

U voert de afspraak één keer in — bijvoorbeeld elke dinsdag naar de dagbesteding — en BuurtRit zet de ritten zelf klaar, standaard voor de komende acht weken. Die horizon schuift vanzelf mee: elke dag komt er weer een dag bij.

U hoeft dus niet elk kwartaal een reeks bij te vullen, en er valt ook niets uit beeld doordat iemand dat vergat. Feestdagen die u heeft ingevoerd worden overgeslagen.

Ja. Een afspraak wordt omgezet in gewone ritten, en die annuleert u per stuk; de rest van de reeks blijft staan. U kunt de passagier daarbij meteen een annuleringsmail sturen.

Wilt u een reeks op een ander voertuig? Dat regelt u op het planbord door de ritten te verslepen, of u laat BuurtRit die dag opnieuw verdelen. De afspraak zelf hoeft u er niet voor weg te gooien.

Kilometerstanden houdt u per week per voertuig bij, dus een vervangend voertuig krijgt gewoon zijn eigen regels. U hoeft er geen opmerking voor te verzinnen op het ritblad.

Meteen. De rapportage rekent op het moment dat u hem opent; er is geen dagafsluiting of verwerkingsronde die u eerst moet draaien, en u hoeft niet te wachten tot een verwerking klaar is.

Als u dat aanzet, ja. In elke bevestiging staat een persoonlijke link naar de eigen ritten van die passagier; daar kan hij een rit aanvragen zonder account of wachtwoord. In de praktijk gebruikt vooral de contactpersoon dat — een zoon of dochter die 's avonds of in het weekend iets wil regelen, wanneer uw meldpunt dicht is.

U houdt de regie: zo'n aanvraag komt binnen als aangevraagd en wordt niet ingepland. U beslist, precies zoals bij een telefoontje. En u stelt zelf in hoeveel werkdagen van tevoren het mag.

Zijn rit op zijn eigen telefoon: elke stop op volgorde, met tijd, adres, het telefoonnummer van de passagier en de bijzonderheden — rollator, begeleider, met wie hij samen rijdt. Eén tik opent de navigatie, en hij meldt met een knop dat hij onderweg is of klaar. Het meldpunt ziet dat direct.

Liever op papier? Het ritblad is er ook gewoon om af te drukken.

Die vinkt u aan bij de rit. Op het planbord ziet u per rit hoeveel plaatsen hij kost en waaruit dat bestaat — bijvoorbeeld 3 + begeleider + Jansen. Daar vult u het voertuig op, en de automatische planning rekent met datzelfde getal.

Een begeleider blijft naamloos; dat is iemands eigen zorgverlener. Een tweede passagier die zelf ook bij u bekend is, staat er met naam bij — dan weet de chauffeur wie hij ophaalt.

Nee. BuurtRit regelt het vervoer, niet het geld: er zit geen ritprijs, kassa of facturatie naar passagiers in. Wat organisaties nu doen is een vaste bijdrage per rit contant of per pin in het voertuig innen, en dat in hun eigen boekhouding verwerken; de kilometerregistratie en de maandrapportage helpen daarbij.

Wij vertellen dit liever vooraf dan dat u er bij het aansluiten achterkomt. Is dit voor u een voorwaarde, laat het weten — dan weten we hoeveel organisaties erop wachten.

BuurtRit bewaakt de capaciteit: bij het verdelen over de voertuigen wordt gerekend met zitplaatsen en rollators, en wat niet past blijft zichtbaar staan als ongepland. Op het controlescherm ziet u wat er nog geen plek heeft, zodat er niets blijft liggen.

Een wachtlijst waar iemand automatisch op belandt is er niet: het meldpunt belt in de praktijk terug met een ander tijdstip. Dat past bij vervoer op afspraak; bij vaste uitjes met een maximum aantal deelnemers werkt dat anders.

U werkt met één abonnement per organisatie, met alle functies inbegrepen. Wat u betaalt hangt alleen af van het aantal voertuigen: vanaf € 69 per maand voor 1 tot 2 voertuigen. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Uw organisatie werkt op basis van een licentie die geldig is tot een bepaalde datum — tot die datum gebruikt u de applicatie volledig. Na betaling loopt de periode automatisch door. U krijgt ruim op tijd een herinnering vóór de einddatum.

Bij het verlopen van de licentie stopt de toegang tot de planning, maar uw gegevens blijven bewaard. Zodra de licentie verlengd is, werkt u direct weer verder waar u gebleven was.

Ja. Updates en ondersteuning zitten bij het abonnement inbegrepen. De meeste vragen worden beantwoord in de handleiding, die ook in de applicatie zelf staat. Komt u er niet uit, mail dan support@buurtrit.nl.