Handleiding

Deze handleiding is bedoeld voor de beheerder van een nieuwe organisatie. Deel A doorloopt u één keer bij het inrichten. Deel B beschrijft het dagelijkse werk en kunt u ook aan uw planners en chauffeurs geven. Reken op ongeveer een uur voor het inrichten.

Deel A — Uw omgeving inrichten

1. Inloggen

U heeft een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen. Die link is één uur geldig. Verlopen? Ga dan naar uw eigen adres en kies ‘wachtwoord vergeten’; u krijgt dan een nieuwe link.

2. Instellingen invullen

Ga naar Beheer › Instellingen. Dit bepaalt hoe de planning rekent en hoe uw e-mails eruitzien. Loop de vier blokken langs:

3. Voertuigen invoeren

Beheer › Voertuigen. Voer elk voertuig in met kenteken, aantal zitplaatsen en het aantal rollators dat mee kan. Geef elk voertuig een eigen kleur — op het planbord herkent u daaraan in één oogopslag welke rit bij welk voertuig hoort.

4. Locaties invoeren

Beheer › Locaties. Dit zijn de vaste bestemmingen: ziekenhuizen, huisartsen, fysiotherapeuten, winkelcentra, dagbesteding. Per locatie legt u het adres vast en de looptijd: hoeveel minuten iemand vanaf de stoep nodig heeft om binnen te zijn. Die tijd telt mee in de planning.

5. Vrijwilligers uitnodigen

Beheer › Vrijwilligers. Voer per persoon naam en e-mailadres in en kies een rol (zie Deel C). Vink uitnodigen aan: de vrijwilliger krijgt dan zelf een e-mail om een wachtwoord in te stellen. U hoeft dus nooit wachtwoorden te bedenken of te delen.

6. Feestdagen en passagiers

• Beheer › Feestdagen — met één knop zet u de standaard feestdagen voor een heel jaar klaar. Op die dagen wordt niet gepland.
• Passagiers — uw abonnees of deelnemers. U kunt ze handmatig toevoegen terwijl u aan de slag gaat; ze hoeven er niet allemaal te staan voordat u begint.
  Het adres vult zichzelf in. Typ eerst de postcode en het huisnummer en druk op Enter (of klik Adres ophalen); straat en plaats verschijnen dan vanzelf en de aandacht springt door naar het telefoonnummer. Wordt het adres niet gevonden, dan krijgt u een melding en kunt u straat en plaats zelf invullen. De postcode mag met of zonder spatie: 5281PE en 5281 PE werken allebei.
  Onder de adresvelden staat de link 📍 Controleer dit adres op de kaart: gebruik hem, want een typefout in de straat of postcode merkt u anders pas als de chauffeur voor de deur staat.
  Twee telefoonvelden: vul in wat u heeft. Laat gerust leeg wat er niet is. Op het ritblad en op Mijn rit krijgt de chauffeur het mobiele nummer eerst, omdat hij daarmee iemand bereikt die al bij de deur staat te wachten. Staan er twee verschillende, dan ziet hij ze allebei als mobiel / vast. Staat er maar één, dan die ene. Er hoeft dus niets dubbel te worden ingevuld.
  Passagier sinds & Beëindigd op. Passagier sinds is een aantekening: bij een nieuwe passagier staat vandaag er alvast in, en u mag daar de werkelijke datum van maken. Het veld stuurt verder niets aan. Beëindigd op is het veld dat wél iets doet. Vult u dat in, dan verdwijnt de passagier ná die datum uit de keuzelijsten en werkt zijn persoonlijke link niet meer. Iemand die stopt beëindigt u dus hier — u hoeft hem niet te verwijderen, en zijn ritten uit het verleden blijven gewoon staan. Een datum in de toekomst mag: tot die dag verandert er niets.

Deel B — De dagelijkse werkwijze

De kleur van een knop

Overal in BuurtRit zegt de kleur van een knop wat er gebeurt als u hem indrukt. Dat scheelt lezen, en het waarschuwt voordat u klikt.

Een regel aanklikken

In elk overzicht — dagplanning, passagiers, voertuigen, locaties, gebruikers, controle — klikt u gewoon de hele regel aan om hem te openen. U hoeft niet naar het knopje aan het eind te mikken. Rechts in de regel staat wél nog open › of wijzig ›, zodat u ziet dát er iets gebeurt en zodat het ook met de Tab-toets werkt.

Op de dagplanning kunt u regels ook verslepen. Dat bijt elkaar niet: sleept u een rit naar een ander voertuig, dan wordt dat niet als aanklikken opgevat. Selecteert u tekst in een regel om die te kopiëren, dan ook niet.

Een voertuig is een tijd niet beschikbaar

Gaat een voertuig naar de keuring, of is het langer stuk, zet het dan bij Beheer › Voertuigen op Niet beschikbaar. Vanaf dat moment wordt het nergens meer aangeboden om ritten op te zetten, en AutoPlan slaat het over.

Laat u de datums leeg, dan geldt het vanaf vandaag tot u het vinkje weer uitzet. Weet u het al vooruit — een keuring op de veertiende — vul dan Buiten dienst vanaf en Weer beschikbaar na in. Tot die datum verandert er niets, en daarna komt het voertuig vanzelf weer terug. U hoeft er niet aan te denken.

Staan er nog ritten gepland in die periode, dan zegt het scherm meteen welke dagen dat zijn, met een link erheen. Die ritten worden niet vanzelf verplaatst: naar welk voertuig, en met welke chauffeur, is uw beslissing — en misschien gaat die dag wel helemaal niet door. Op de dagplanning staat boven aan de dag ook een waarschuwing zolang er ritten op een niet-beschikbaar voertuig staan.

Twee dingen die bewust nog wél kunnen. U kunt iemand gewoon inroosteren op zo'n voertuig in het weekrooster — dat gaat over een hele week en niet over één dag. En een rit die er al op stond blijft in het ritscherm zichtbaar met de vermelding erbij, zodat u ziet dát het er staat in plaats van dat de keuze stilletjes verdwijnt.

Een voertuig valt uit

Gaat er een voertuig kapot vóórdat de chauffeur wegrijdt, dan hoeft u niet elke rit los te verzetten. In de kop van dat voertuig staat de knop ↔ voertuig. Kies daar waar alles naartoe moet, en of het om de hele dag gaat of alleen om dat dagdeel.

Wat er gebeurt: alle ritten van dat voertuig gaan mee, én de chauffeur en begeleider die erop stonden ingeroosterd. Dat laatste is de reden om deze knop te gebruiken in plaats van te slepen — anders staat uw chauffeur nog bij het kapotte voertuig in het weekrooster terwijl de ritten ergens anders staan.

In de keuzelijst staan álle voertuigen, ook de voertuigen die vandaag niet zijn ingeroosterd. Juist het reservevoertuig staat niet op het planbord, dus dáár kunt u niet naartoe slepen.

Stond er op het doelvoertuig al een chauffeur voor datzelfde dagdeel, dan krijgt u daar een melding over. Er wordt niemand stilzwijgend overschreven, maar loopt u het weekrooster dan wel even na.

Rijdt het voertuig halverwege de dag stuk, dan is dit niet het gereedschap: de ritten die al gereden zijn horen bij het oude voertuig te blijven. Verzet in dat geval alleen de ritten die nog moeten komen, met slepen of via het ritscherm.

De levensloop van een rit

Elke rit doorloopt vaste statussen. U ziet ze op het planbord en op het ritscherm:

Stap 1 — Een ritaanvraag aannemen

Een passagier belt. Ga naar Planning › Ritaanvraag.

1. Zoek de passagier en klik de regel aan. Typen is genoeg — de lijst komt vanzelf. U kunt zoeken op naam, straat, postcode, plaats, telefoonnummer of abonneenummer, en de volgorde van de woorden maakt niet uit: jansen vught vindt Jansen in Vught. Zoekt u iets heel algemeens, dan toont het scherm de eerste honderd met de melding dat u moet verfijnen. Staat de passagier er nog niet, voeg hem dan eerst toe via Passagiers.
2. Vul de rit in: datum, vertrektijd, en de afspraaktijd — het moment dat de passagier binnen moet zijn. Op die afspraaktijd rekent BuurtRit terug (looptijd + buffers), dus vul hem in als u hem weet.
3. Van en naar: het vertrekadres staat standaard op het huisadres van de passagier. Met de knop Check ernaast controleert u of het adres herkend wordt.
   Naast elk adresveld staat of kies, met de adressen die al bekend zijn. Heeft u er veel, kies dan eerst een categorie — kapper, huisarts, winkels — dan blijft in de lijst ernaast alleen die categorie over. Het thuisadres van de passagier blijft er altijd bij staan. De categorieën komen van uw locaties; hoe u die indeelt bepaalt u zelf bij Locaties › Categorieën beheren.
4. Terugrit: vink aan en geef de terugtijd op. BuurtRit maakt dan meteen twee ritten, met van/naar omgedraaid.
5. Bijzonderheden: rollator, begeleider, tweede passagier of een opmerking voor de chauffeur.
   De lijst met tweede passagiers bevat iedereen die bij u rijdt. Heeft u er veel, typ dan boven de lijst een stuk van de naam, de woonplaats of het abonneenummer — de volgorde van de woorden maakt niet uit, dus jansen empel werkt ook. Achter elke naam staat de woonplaats, zodat u twee mensen met dezelfde achternaam uit elkaar houdt. Wie u al had gekozen blijft altijd in de lijst staan, ook als hij buiten uw zoekterm valt.

Meerdere ritten op één dag

Een passagier boekt vaak meer dan één rit voor dezelfde dag: 's ochtends naar de dagbesteding en 's middags weer terug, en er tussendoor nog een bezoek aan de fysiotherapeut. Vul dan de eerste rit in — mét terugrit als die erbij hoort — via + Rit toevoegen. Er opent een venster waarin u één rit invult; met Opslaan komt hij in de lijst boven aan het scherm. Heen- én terugrit gaan samen mee, elk met hun eigen tijd. Daarna heet die knop + Tussenstop toevoegen.

Herhaal dat voor de volgende rit. Als alles klopt klikt u op Deze reis aanvragen: dan gaan ze in één keer de planning in en krijgt de passagier één bevestiging met alle ritten erin.

De lijst staat op volgorde van vertrektijd, dus u leest hem zoals de dag verloopt — ook als u de terugrit van 16:00 eerder invoerde dan het ritje van 10:50. Zolang ritten in de lijst staan is er nog niets aangevraagd.

Klopt er een regel niet, klik dan op wijzig: die rit gaat terug in het formulier, ingevuld en wel. Verander wat er mis is en klik weer op + Tussenstop toevoegen. Met het kruisje gooit u een regel weg, met Lijst legen alles.

Na opslaan staan de ritten op aangevraagd en verschijnen ze op het planbord in het blok Ongepland.

Stap 1b — De aanvraag bevestigen naar de passagier

Op hetzelfde scherm vinkt u bevestiging mailen aan. De passagier krijgt dan direct een e-mail met de genoteerde ritten en een persoonlijke link waarmee hij zijn ritten kan bekijken — zonder in te loggen.

• Heeft de passagier geen e-mailadres, dan meldt het scherm geen_email. Bevestig dan telefonisch.
• Voor slechtziende passagiers of voorleessoftware vinkt u verteller aan: dezelfde informatie, maar in lopende zinnen in plaats van een tabel.
• Achteraf controleren of de mail eruit is? Kijk in Beheer › Verzonden mails.

Terugkerende aanvragen herhalen

Direct na het invoeren verschijnt een herhaal-paneel. Daarmee zet u dezelfde rit in één keer op meerdere data: op vaste weekdagen, op losse datums, of doorlopend (zie verderop). Handig voor een kuur van tien behandelingen.

Bovenaan staat Eerste herhaling op. Die datum bepaalt wanneer de reeks begint en staat standaard op de dag ná de rit die u zojuist invoerde. De losse rit blijft dus een losse rit: vraagt u een rit aan voor 27 juli en laat u de herhaling op 28 juli beginnen, dan staat er één rit op 27 juli en loopt de reeks vanaf 28 juli. Wilt u dat de rit van 27 juli juist wél de eerste van de reeks is, zet de startdatum dan op 27 juli — u krijgt dan geen dubbele rit, die dag telt gewoon als eerste van de reeks.

Stap 2 — Ritten inplannen op het planbord

Dagplanning is het hart van BuurtRit. U ziet de dag per voertuig en per dagdeel. Ritten zonder voertuig staan apart in het blok Ongepland.

• Slepen — sleep een rit naar een voertuig. De volgorde die u maakt is de rijvolgorde; sleep een rit tussen twee andere om hem daar tussen te zetten.
• Status — zodra een rit aan een voertuig hangt, wordt hij automatisch ingepland. Koppelt u hem weer los, dan gaat hij terug naar aangevraagd.
• Rit openen — klik een rit aan om tijden, adressen, rollator, begeleider of een opmerking te wijzigen.
• Plaatsen — de kolom achter de naam zegt hoeveel stoelen die rit kost, en waaruit dat bestaat: 3 + begeleider + van der Berg, Marie. Daar vult u het voertuig op, dus reken niet op één stoel per naam.
• AutoPlan deze dag — laat BuurtRit alle nog ongeplande ritten in één keer over de voertuigen verdelen. Er wordt rekening gehouden met de capaciteit (zitplaatsen, rollators) en met passagiers die naar dezelfde plek moeten, zodat die samen kunnen rijden. Wat overblijft blijft gewoon Ongepland staan; u kunt daarna alles nog met de hand verslepen.
• Voertuig kiezen — in de keuzelijst bovenaan heeft elk voertuig zijn eigen planbord-kleur, dezelfde als op het planbord. Handig als u meerdere voertuigen heeft.

Waar AutoPlan op rekent

AutoPlan pakt de ritten van die dag die nog geen voertuig hebben. Ritten die u zelf al heeft ingepland blijven staan en houden hun voertuig bezet. Het doel is zo weinig mogelijk extra kilometers.

Er wordt geen Google Maps of routeplanner gebruikt. BuurtRit rekent met de coördinaten van de postcodes: hemelsbreed van A naar B, met een opslag omdat wegen niet recht lopen, en een gemiddelde snelheid die past bij rijden in en om een dorp. Dat is een schatting, geen route­berekening — goed genoeg om ritten te verdelen, niet bedoeld als navigatie.

Daarnaast houdt hij rekening met:

• de tijd — het voertuig moet vóór de vertrektijd bij het ophaaladres zijn;
• de plaatsen — zitplaatsen en rollators van dat voertuig, waarbij een rit telt als 1 persoon plus de begeleider plus een eventuele tweede passagier;
• samen rijden — ritten naar dezelfde bestemming binnen hetzelfde tijdvenster zet hij op één voertuig.

Kent BuurtRit een postcode nog niet, dan zoekt hij die tijdens het plannen eenmalig op.

Lukt dat niet, dan gebruikt hij de ligging van de wijk. De eerste vier cijfers van een postcode zijn de wijk of het dorp; kent BuurtRit al een paar andere adressen met diezelfde vier cijfers, dan weet hij waar die wijk ligt en plant hij de rit daarop in. Voor het verdelen over de voertuigen is dat nauwkeurig genoeg — de afstanden zijn toch al een schatting.

AutoPlan zegt er dan bij welke postcodes zo zijn geschat, met de vraag om het adres te controleren. Die rit ligt namelijk goed op de wijk maar niet op de straat, en meestal is er gewoon iets mis met de postcode of het huisnummer.

Is ook uit die wijk nog niets bekend — een gebied waar u nog nooit heeft gereden — dan kan die rit niet worden geplaatst en meldt AutoPlan dat. U plant hem dan met de hand in; de volgende keer dat er een adres in die wijk goed wordt gevonden, gaat het vanzelf.

Stap 3 — De route bekijken

Schakel op de dagplanning naar de route-weergave. BuurtRit berekent dan per voertuig en per dagdeel een rijvolgorde: ophalen en afzetten door elkaar, met rijtijden, het aantal mensen in het voertuig, en vertrek en terugkomst op het depot. Rijdt een rit uit de tijd, dan kleurt die regel rood — dan weet u dat u moet schuiven.

Stap 4 — Het ritblad voor de chauffeur

Via afdrukken maakt u per voertuig en dagdeel een A4-ritblad met stops, tijden, adressen, telefoonnummers en bijzonderheden. Elk blad begint en eindigt op het depot, zodat het aansluit op een chauffeurswissel. Er staat ook een knop om de hele route in Google Maps te openen.

Stap 4b — De chauffeurs hun ritten mailen

Liever digitaal? Op de dagplanning staat de knop chauffeurs mailen. Elke chauffeur die volgens het weekrooster die dag dienst heeft, krijgt een persoonlijk overzicht van zijn eigen ritten: tijd, afspraaktijd, passagier, van en naar.

Stap 4c — Rijden met de telefoon: Mijn rit

Een chauffeur die is ingelogd, vindt onder Mijn rit zijn eigen route van die dag: elke stop op volgorde, met tijd, wie er in- of uitstapt, het adres, het telefoonnummer en bijzonderheden als rollator of begeleider. Het scherm is gemaakt voor een telefoon of tablet in de auto: grote regels en grote knoppen.

Achter elke stop staat Navigeer. Die knop opent Google Maps en start daar meteen de route naar díe stop. Er wordt bewust geen vertrekpunt meegegeven, zodat Google uitgaat van de plek waar de auto op dat moment staat — u navigeert dus telkens naar het volgende punt en niet naar de hele route in één keer.

Het is dezelfde berekende route als op het papieren ritblad, dus scherm en papier tonen nooit een andere volgorde. Dit scherm toont alleen vandaag — het is bedoeld voor onderweg, en zo staat er in de auto nooit per ongeluk de verkeerde dag open. Wilt u een andere dag inzien, kijk dan op de dagplanning of het ritblad.

Elke tik op Navigeer vertelt meteen aan de planning waar het voertuig is. De stop waar u naartoe rijdt krijgt onderweg; alles ervóór schuift op naar afgerond en zakt grijs weg, zodat de eerstvolgende stop de regel is die opvalt. De chauffeur hoeft dus niets af te vinken — rijden ís het afvinken.

Waar rijden ze nu — voor het meldpunt

Waar rijden ze toont één regel per voertuig van vandaag: waar die auto naartoe onderweg is, hoeveel stops er nog te gaan zijn, en wie er rijdt. Bedoeld voor het moment dat de telefoon gaat met ‘waar blijft de chauffeur?’ — daarom staan het nummer van de chauffeur, van het voertuig en van de passagier waar hij nu naartoe rijdt er meteen bij, als aanklikbare telefoonlinks.

De stand komt van de chauffeur zelf: elke tik op Navigeer in Mijn rit meldt welke stop begonnen is. Tikt hij niet, dan blijft de stand staan waar hij stond — u weet dan minder, niet iets verkeerds. Het scherm ververst zichzelf elke minuut.

De kaart en de plek van de auto

Op Waar rijden ze nu staat een kaart met een speld per voertuig. Standaard staat die speld op de geplande stop — op de postcode, niet op de voordeur — en hij verspringt zodra de chauffeur op Navigeer tikt.

Wilt u de wérkelijke plek zien, zet dan Beheer › Instellingen › Plek meesturen op aan. De telefoon van de chauffeur stuurt dan zijn plek mee op het moment van tikken. Houd uw muis boven een speld: staat er gezien om 10:42 bij, dan is dat een echte meting; staat er geen tijdstip, dan kijkt u naar de planning.

Bovenin Mijn rit staat of de plaats bekend is, met de nauwkeurigheid in meters. Groen betekent dat de volgende melding de plek meestuurt. Staat er niets groens, dan gaat de melding gewoon door — alleen zonder plek, en de kaart toont dan de geplande stop.

U legt hiermee vast waar uw vrijwilligers zijn geweest. Vertel het uw chauffeurs voordat u het aanzet en neem het op in uw verwerkingsregister. De coördinaten worden na zeven dagen automatisch gewist; de voortgang zelf (onderweg, klaar) blijft staan, want dat is planning.

Stap 5 — Controleren of niets blijft liggen

Planning › Controle toont alle ritten over de komende dagen, met een teller van wat aandacht vraagt: ritten zonder voertuig of die nog op aangevraagd staan. Loop dit dagelijks even na — zo blijft er nooit een passagier staan.

Stap 6 — De passagiers hun rit bevestigen

Bij het aannemen van de aanvraag heeft u genoteerd dát de rit komt; nu weet u ook hoe laat hij rijdt. Klik op de dagplanning op Passagiers bevestigen: iedere passagier krijgt in één keer zijn rit(ten) van die dag, met de tijden, het ophaaladres en de persoonlijke link om alles online te bekijken. De status van die ritten gaat daarna op bevestigd.

Doe dit als de planning rond is — de meeste organisaties doen dat de dag ervoor. Zo weet de passagier dat hij niet vergeten is, en ziet u op het planbord in één oogopslag wie al bericht heeft gehad.

• Alleen ingeplande ritten. Zit er nog geen voertuig op, dan valt er niets te bevestigen — die rit staat immers nog op aangevraagd.
• Al bevestigde ritten worden overgeslagen, dus u kunt de knop gerust nog eens gebruiken nadat u een paar ritten hebt bijgepland.
• Eén mail per passagier. Wie heen én terug gaat, krijgt één bericht met beide tijden.
• Losse bevestiging — is één rit verschoven? Open de rit en klik Bevestiging mailen; dan gaat alleen die passagier bericht krijgen.

Terugkerende ritten

Rijdt iemand elke dinsdag naar dezelfde dagbesteding? Open zo'n rit en kies bij herhalen voor doorlopend. U geeft de startdatum en de weekdagen op, en eventueel een einddatum. BuurtRit maakt de ritten dan automatisch aan, weken vooruit. Beheren doet u via Planning › Doorlopende afspraken; met stoppen zet u zo'n afspraak stil zonder de reeds geplande ritten te raken.

Een rit wijzigen of annuleren

Klik een rit aan op het planbord. Op het ritscherm staan alle gegevens onder elkaar in één kolom. Achter elk gegeven dat u mag wijzigen staat een blauw potloodje ✎. Klikt u daarop, dan verandert die regel in een invoerveld en staat uw cursor er meteen in. Onderaan klikt u Opslaan.

Staat er geen potloodje, dan is dat gegeven hier niet te wijzigen. Bij de passagier is dat met opzet: wíe er rijdt verandert u niet vanaf een rit. Met de knop gegevens achter zijn naam kijkt u wel zijn adres en telefoonnummer na zonder dit scherm te verlaten.

De passagier krijgt automatisch bericht

Verandert u iets dat de passagier aangaat — datum, tijd, afspraaktijd, adres, begeleider, rollator of de tweede passagier — dan gaat daar vanzelf een mail over uit. In het onderwerp staat GEWIJZIGD, zodat het opvalt naast de eerdere mail over dezelfde dag.

Verandert u alleen de status, het voertuig of de volgorde, dan gebeurt er niets. Dat is bewust: een planner die voertuigen herschikt hoort geen mails te veroorzaken.

Wilt u toch geen bericht sturen — u had de passagier net aan de telefoon, of u maakt een reeks kleine correcties achter elkaar — vink dan naast Opslaan geen mail naar de passagier aan.

De mail nog een keer sturen

Onderaan staat één verzendknop. Wat erop staat hangt af van waar de rit staat:

Zegt een passagier dat hij niets heeft ontvangen, dan gebruikt u dus gewoon die knop. U hoeft niets aan de rit te doen om een mail over te sturen.

Wat er is veranderd: de historie

Onderaan het ritscherm staat het logboek: per wijziging een regel met tijdstip, wie het deed, welk gegeven het was en de oude en nieuwe waarde — bijvoorbeeld vertrektijd: 05:10 → 06:30 of 2e passagier: van der Berg, Marie → geen. Wijzigt u iets en slaat u op zonder werkelijk iets te veranderen, dan komt er geen regel bij.

Bij regels van vóór augustus 2026 staat een veldnummer in plaats van een naam. Die oude nummering was niet eenduidig; ze blijven staan zodat de historie compleet is.

• Annuleren — zet de status op geannuleerd. U krijgt de keuze om de passagier een annuleringsmail te sturen. De rit verdwijnt van het planbord maar blijft bewaard.
• Losmaken — haalt u het voertuig weg, dan gaat de rit automatisch terug naar aangevraagd en staat hij weer bij Ongepland.

Een passagier verhuist

Een rit bewaart het adres zoals het was toen de rit werd aangemaakt. Wijzigt u dus het adres van een passagier, dan staan zijn al geplande ritten nog op het oude adres — zonder ingrijpen rijdt de chauffeur naar de verkeerde deur.

BuurtRit vangt dat op: zodra u een gewijzigd adres opslaat en er zijn toekomstige ritten met het oude adres, verschijnt bovenaan een vraag met de lijst erbij:

• Ritten bijwerken — alle toekomstige ritten van én naar het oude adres krijgen het nieuwe adres. Ook de terugritten, want die gaan naar huis.
• Laat de ritten zoals ze zijn — bijvoorbeeld als de passagier pas volgende maand verhuist en de eerstvolgende ritten nog vanaf het oude adres vertrekken.

Ritten uit het verleden blijven altijd ongewijzigd: die tonen waar de chauffeur werkelijk is geweest. Elke wijziging is terug te zien in de geschiedenis van de rit.

Vrijwilligers inroosteren

• Planning › Beschikbaarheid — wie kan wanneer. Drie weergaven: een week (inclusief afwijkingen die iemand voor die week doorgaf), het standaardpatroon (wat iemand in het algemeen kan), en per vrijwilliger — een lijst met per persoon zijn functies en de dagdelen die hij standaard heeft ingevuld. Die laatste weergave laat ook zien wie nog niets heeft opgegeven; in de andere twee valt zo iemand niet op, want hij staat daar simpelweg nergens.
• Planning › Weekrooster — de bezetting per week. Twee knoppen: weekplanning mailen (iedereen krijgt zijn eigen diensten voor die week) en oproep open dagdelen (met de vraag wie kan invallen).
• Vrijwilligers geven hun eigen beschikbaarheid door via Mijn beschikbaarheid.

Overige dagelijkse schermen

Deel C — Wie mag wat

Iedere gebruiker krijgt één rol. Zo ziet niemand meer dan nodig:

Rol of functie — welke van de twee telt?

Er zijn twee manieren om rechten te geven, en er geldt er altijd maar één per persoon:

• Heeft iemand geen functies toegekend, dan bepaalt zijn rol wat hij mag — de tabel hierboven.
• Heeft hij wel functies, dan bepalen die het, en doet de rol er voor de rechten niet meer toe. De rol blijft dan alleen bepalen dát hij mag inloggen; een lege rol is geen toegang.

Op het scherm van de vrijwilliger staat welke van de twee voor hem geldt, dus u hoeft dat niet te onthouden. Let op de richting: functies toekennen kan iemand ook minder rechten geven dan zijn rol, en dat is precies waarvoor ze bedoeld zijn.

Een functie doet nog iets tweeds: ze zegt waarvoor iemand inzetbaar is. Alleen wie de functie Chauffeur op actief heeft staan, verschijnt in de keuzelijst als u een chauffeur aan een dagdeel toewijst. Bij Chauffeur staat test vereist aan: na het toekennen staat hij op in opleiding en pas als u de test registreert wordt hij actief. Zo kan er niemand worden ingeroosterd die nog niet heeft gereden.

Losse rechten bovenop een functie kunt u ook geven — bijvoorbeeld een planner die tóch voertuigen mag beheren.

Twee rechten zijn los te geven zonder dat iemand verder beheerder wordt: Mail lezen opent Beheer › Verzonden mails, en Mailwijzigingen doorvoeren geeft toegang tot alleen het e-mailgedeelte van Beheer › Instellingen — handig voor iemand die de afzendernaam en het contactadres beheert maar niet aan de planning hoeft te komen.

Automatisch uitloggen

Blijft het scherm een tijd ongebruikt, dan logt BuurtRit u vanzelf uit en komt u op de inlogpagina met de melding dat er niets is gedaan. Dat beschermt de gegevens van uw passagiers op een gedeelde computer bij het meldpunt. De tijdsduur stelt WorkBaseOnline per omgeving in; standaard is dat een kwartier.

Deel D — Alle e-mails, met voorbeelden

BuurtRit verstuurt nooit ongevraagd post: elke mail hieronder is het gevolg van een handeling van u of van de ontvanger. Alle verzonden mail staat terug te vinden in Beheer › Verzonden mails, met status en tijdstip.

Alle post aan de passagier heeft dezelfde vorm in het onderwerp, zodat hij het makkelijk terugvindt: <uw organisatie> : <soort> <datum van de rit>.

Herinnering de dag ervoor

Passagiers met een ingeplande rit van morgen krijgen automatisch een bericht: hoe laat, waarvandaan en waarnaartoe. Eén mail per persoon, ook als er een heen- en terugrit is. Dat scheelt vergeten passagiers, en een chauffeur die voor een dichte deur staat.

Aan- of uitzetten doet u bij Beheer › Instellingen, bij de eigen mailteksten; daar kunt u ook uw eigen zinnen toevoegen. Bij een nieuwe organisatie staat hij aan.

Passagiers zelf een rit laten aanvragen

Iedere passagier met een e-mailadres krijgt in elke bevestiging en herinnering een persoonlijke link naar zijn eigen ritten. Zet u Beheer › Instellingen › Zelf aanvragen op aan, dan komt daar een knop bij om zelf een rit aan te vragen. In de praktijk gebruikt vooral de contactpersoon dat — een zoon of dochter die ’s avonds of in het weekend iets wil regelen, wanneer uw meldpunt dicht is.

Er is geen wachtwoord en geen account: de link zelf is persoonlijk en hoort bij één passagier. U hoeft er dus ook niets voor op uw eigen website te zetten.

Op die pagina ziet de passagier per rit ook of er een begeleider meegaat en met wie hij samen rijdt, en de afspraaktijd. Onderaan staat een link terug naar uw eigen website.

Hoe lang die link werkt

De link verandert niet. Het is steeds dezelfde, en elke bevestigingsmail verlengt hem weer met 90 dagen. Zolang iemand meerijdt merkt hij er dus niets van, en een oude mail blijft gewoon werken.

Rijdt iemand een tijd niet mee, dan vervalt de link vanzelf. Dat is met opzet: zo geeft een doorgestuurde of gelekte e-mail niet eindeloos toegang tot zijn gegevens. Krijgt hij daarna weer een rit, dan staat er in die bevestiging gewoon een werkende link. Op de pagina zelf staat tot wanneer hij geldig is, zodat u die vraag niet hoeft te beantwoorden.

Het aantal dagen stelt u in bij Beheer › Instellingen. Wilt u een link meteen dood hebben — bijvoorbeeld omdat iemand anders in die mailbox heeft gekeken — gebruik dan Inzage-link intrekken op het passagiersscherm. Alle eerder verstuurde links werken dan direct niet meer; bij de eerstvolgende bevestiging krijgt de passagier vanzelf een nieuwe.

Is de passagier verwijderd of beëindigd, dan stopt de link ook. De bezoeker krijgt dan een gewone melding dat de link niet meer geldig is, geen foutscherm.

De aanvrager kan een eerdere rit herhalen — dan staan de adressen al ingevuld en hoeft hij alleen dag en tijd te kiezen — of een nieuw adres opgeven.

Twee remmen, allebei in te stellen:

• Minimaal … werkdagen vooraf (standaard 2). Zaterdag, zondag en uw eigen feestdagen tellen niet mee: wie op vrijdag aanvraagt, kan op zijn vroegst dinsdag rijden. Iets dringenders gaat gewoon telefonisch — dat staat ook op het scherm.
• Max. openstaande aanvragen (standaard 5). Zolang er zoveel aanvragen van dezelfde passagier op beoordeling wachten, kan hij er geen nieuwe bij doen. Dat voorkomt dat een doorgestuurde link uw planning volzet.

U krijgt bericht. Bij elke aanvraag gaat er een mail naar het adres dat u bij Melding van een aanvraag sturen naar invult; laat u dat leeg, dan naar uw contactadres. In dat bericht staan de rit, de opmerking van de aanvrager en een link om de rit meteen te openen. Zonder zo’n adres ziet u een aanvraag pas op het planbord of bij Controle — een aanvraag van zaterdagavond blijft dan tot maandag liggen zonder dat iemand het weet. De verstuurde meldingen staan ook in Beheer › Mailoverzicht.

Bij een bestaande organisatie staat dit uit. U krijgt dus niet ineens aanvragen binnen zonder dat u daarvoor kiest.

Eigen tekst in de mails aan passagiers

De drie mails die een passagier krijgt — aanvraag genoteerd, rit bevestigd en annulering — kunt u van uw eigen tekst voorzien bij Instellingen › Eigen tekst in de e-mails aan passagiers. Per mail twee vakken:

• Onder de ritten — voor afspraken, bijvoorbeeld ‘Afmelden kan tot 17:00 uur op 06-12345678’.
• Onderaan — voor uw ondertekening, bijvoorbeeld ‘Met vriendelijke groet, Buurtbus Vught’.

U typt gewone tekst; een lege regel begint een nieuwe alinea. Met Voorbeeld bekijken ziet u in een nieuw tabblad hoe de mails er dan uitzien, met een verzonnen rit — er gaat niets de deur uit.

Voorbeeld 1 — Aanvraag genoteerd (bij het aannemen)

Let op het woord genoteerd: op dit moment is er nog geen voertuig toegewezen. Herhaalt u de rit, dan bevat deze mail alle ritten van de reeks — zie hieronder.

Voorbeeld 1b — Rit bevestigd (na het inplannen)

Nu staat er ingepland: er rijdt een voertuig. De link Bekijk uw ritten online is persoonlijk en werkt zonder wachtwoord — handig voor oudere passagiers.

Voorbeeld 1c — Een reeks herhaalritten

Herhaalt u een rit, dan krijgt de passagier één mail met de hele reeks, plus een afsluitende zin die vertelt hoe ver die loopt:

• Met een einddatum worden alle ritten meteen tot die datum ingepland en staan ze allemaal in de mail.
• Bij een doorlopende afspraak zonder einddatum staat er "Dit zijn uw ritten voor de komende 8 weken; daarna plannen wij automatisch verder."
• Ligt de einddatum meer dan een jaar vooruit, dan meldt de mail dat de rest later volgt.
• Feestdagen worden overgeslagen én benoemd, zodat de passagier weet waarom er op die dag geen rit staat. Vul ze daarom in via Beheer › Feestdagen.

Voorbeeld 2 — Ritbevestiging in verteller-vorm

Dezelfde gegevens, maar in lopende zinnen — beter voor voorleessoftware en prettiger voor wie moeite heeft met tabellen. Aanvinken bij de ritaanvraag.

Voorbeeld 3 — Annulering

Voorbeeld 4 — Ritten van vandaag aan de chauffeur

Iedere chauffeur ontvangt uitsluitend de eigen ritten.

Voorbeeld 5 — Weekplanning aan de vrijwilliger

Voorbeeld 6 — Oproep bij open dagdelen

Gaat naar de vrijwilligers die voor die week nog niet volgeboekt staan.

Voorbeeld 7 — Uitnodiging voor een nieuwe gebruiker

Voorbeeld 8 — Wachtwoord opnieuw instellen

Om te voorkomen dat iemand kan uitproberen welke adressen bestaan, toont het scherm altijd dezelfde melding — of het adres nu bekend is of niet.

Deel E — Praktische zaken

E-mail en testmodus

BuurtRit stuurt bevestigingen en oproepen automatisch. Wilt u eerst oefenen zonder dat passagiers post krijgen, zet dan in Beheer › Instellingen de testmodus aan. Vul daar ook een testadres in — zonder dat adres werkt de testmodus niet en gaat de mail gewoon naar uw passagiers en vrijwilligers.

Met testmodus aan:

• Alle e-mail gaat naar uw testadres, met [TEST] in het onderwerp en bovenaan een gele balk die vermeldt voor wie het bericht bedoeld was.
• Ook berichten voor mensen zonder e-mailadres ziet u langskomen, met de melding dat er in de praktijk niets zou zijn verstuurd. Zo weet u vooraf wie u moet bellen.
• De administratie verandert niet. Ritten blijven op ingepland staan en gaan niet naar bevestigd — er is immers niemand echt geïnformeerd. Zet u de testmodus later uit, dan pakt de knop Passagiers bevestigen die ritten gewoon weer op.

Uw abonnement

Uw omgeving heeft een einddatum. Loopt die af, dan verschijnt er ruim van tevoren een waarschuwing en daarna een melding bij het inloggen. Uw gegevens blijven bewaard; zodra het abonnement is verlengd werkt alles direct weer.

Gegevens exporteren

Bij Beheer › Gegevens exporteren haalt u uw passagiers, vrijwilligers, locaties of ritten op als CSV-bestand, te openen in Excel. Bedoeld om te bewaren voor uw eigen administratie of mee te nemen naar een ander systeem — de gegevens zijn van u. Een rittenexport gaat over een periode die u zelf kiest en kan bij een lange periode even duren.

In die bestanden staan namen, adressen en telefoonnummers. Bewaar ze zoals u dat met uw eigen ledenlijst zou doen, en stuur ze niet ongevraagd door.

Onderaan dezelfde pagina staan alle e-mailadressen op een rij, alleen van wie actief is, in vier blokken: vrijwilligers, passagiers, contactpersonen, en passagiers én contactpersonen samen. Met één knop kopieert u een blok, om te plakken in uw mailprogramma.

De contactpersonen staan apart omdat het een andere groep is: een mantelzorger of familielid wil bericht over de ritten van zijn moeder, maar hoeft niet elke mededeling te krijgen die voor passagiers zelf bedoeld is. Een contactpersoon die zelf ook passagier is, staat er maar één keer in.

Verantwoording naar de gemeente

Bij Beheer › Verantwoording kiest u een periode — meestal een kalenderjaar, met één klik — en ziet u hoeveel ritten er zijn gereden, voor hoeveel verschillende passagiers, op hoeveel dagen en hoeveel kilometers. Daaronder staat het uitgesplitst per woonplaats, per maand en per voertuig.

Die eerste uitsplitsing is meestal waar een gemeente naar kijkt: hoeveel ritten waren er voor mijn inwoners. U kunt de pagina afdrukken of als CSV meesturen met een aanvraag.

Privacy

Uw organisatie heeft een eigen, afgeschermde database. Andere organisaties kunnen uw passagiers- en vrijwilligersgegevens niet zien. Geef gebruikers de rol die past bij hun taak en verwijder mensen die niet meer actief zijn.

Hulp nodig?

Kijk eerst in deze handleiding en probeer het in uw eigen omgeving — u kunt weinig kapotmaken, en een verkeerd geplande rit sleept u zo terug. Komt u er niet uit, mail dan naar support@buurtrit.nl. Vermeld daarbij uw organisatie en, als het kan, het scherm waar het misgaat.