In tien stappen een eigen vervoersdienst

Dit stappenplan gaat over uw organisatie, niet over onze software. Acht van de tien stappen moet u hoe dan ook zetten, of u nu met een schrift werkt of met een programma. We hebben het opgeschreven omdat we de vraag vaak krijgen — en omdat de volgorde uitmaakt.

1. Bepaal wie u vervoert, en waarheen

De eerste vraag is niet welk voertuig u koopt, maar wie er mag meerijden en tot waar u rijdt. Alleen binnen de gemeente, of ook naar het ziekenhuis in de stad ernaast? Vanaf welke leeftijd, of juist: voor iedereen die niet zelfstandig met het openbaar vervoer kan? Hoe scherper dit staat, hoe minder discussie later aan de telefoon — en hoe makkelijker uit te leggen aan de gemeente.

2. Kies een vorm en zet een bestuur neer

De meeste diensten zijn een stichting. Dat scheidt uw privévermogen van dat van de dienst en het is nodig om subsidie aan te vragen, een verzekering af te sluiten en een rekening te openen. Denk meteen aan de ANBI-status als u met giften wilt werken. U heeft in elk geval een voorzitter, een penningmeester en een secretaris nodig — drie mensen die niet dezelfde persoon zijn.

3. Regel de voertuigen

Grofweg drie wegen: een eigen voertuig kopen, er een leasen of huren, of rijden met de auto’s van de vrijwilligers zelf. Dat laatste is het goedkoopst om mee te beginnen en het lastigst om mee te groeien: u plant dan om beschikbaarheid van auto’s heen die u niet in de hand heeft. Kijk ook naar wat er in past — een rollator of een rolstoel verandert de keuze volledig.

4. Verzekering en de regels voor uw chauffeurs

Zoek dit uit vóór de eerste rit, niet erna. Wat is er verzekerd als er iets gebeurt met een passagier, en wie is aansprakelijk? Welk rijbewijs is nodig voor het voertuig dat u kiest — daar zijn de regels de laatste jaren op onderdelen gewijzigd, zeker voor zwaardere elektrische voertuigen. Vraag het na bij uw verzekeraar en bij de brancheorganisaties; dit is niet het onderwerp om op een forum te beslissen.

5. Zoek drie soorten vrijwilligers, niet één

Bijna iedereen begint met chauffeurs zoeken en vergeet de rest. U heeft ook planners nodig die de dag indelen, en mensen voor het meldpunt die de telefoon aannemen. Dat zijn heel andere types: een prima chauffeur is niet vanzelf iemand die graag puzzelt met een dagplanning. Reken bij een dienst die een paar keer per dag rijdt al snel op tientallen mensen, omdat vrijwel niemand vijf dagen per week beschikbaar is.

6. Bepaal wat een rit kost en hoe mensen betalen

In de praktijk zien we drie modellen: een bedrag per rit, een kaart van bijvoorbeeld tien ritten vooruit betaald, of een maandbijdrage met een klein bedrag per rit. Denk ook na over de uitzonderingen — een rit naar het ziekenhuis buiten de gemeente, of een zaterdag. En hoe er betaald wordt: contant in de auto is het eenvoudigst te beginnen en het bewerkelijkst in de administratie.

7. Richt het meldpunt in

Één telefoonnummer, vaste tijden, en iemand die opneemt. Dit is voor uw passagiers het gezicht van de dienst — belangrijker dan uw website. Spreek af hoe ver van tevoren een rit moet worden aangevraagd; bijna alle diensten hanteren minimaal een dag, veel diensten twee, omdat de planning anders niet rond te krijgen is.

8. Leg vast wat u bijhoudt, en hoe lang

U legt namen, adressen, telefoonnummers en soms gezondheidsgegevens vast van kwetsbare mensen. Daar gelden regels voor. Bepaal vooraf wat u wilt weten en waarom, wie het mag inzien, en na hoeveel tijd het weg mag. Zet ook op papier wat u aan de passagier vertelt bij het inschrijven. Dit is geen formaliteit: het is precies wat een gemeente vraagt als zij met u in zee gaat.

9. Zet uw administratie op vóór de eerste rit

Hoe u het ook doet — schrift, spreadsheet of programma — zorg dat het staat voordat de ritten binnenkomen. Achteraf overzetten is veel meer werk dan meteen goed beginnen. Waar het in elk geval tegen moet kunnen: twee planners die tegelijk werken, een chauffeur die ziek wordt, en de vraag “wie reed er vorige week dinsdag mee?” een half jaar later.

Dit is waar BuurtRit voor gemaakt is. U kunt zelf een omgeving starten en er een paar weken mee spelen voordat u iets beslist — de eerste maand is gratis en stopt vanzelf.

10. Houd vanaf dag één bij wat u moet kunnen laten zien

Vroeg of laat vraagt een gemeente, een fonds of uw eigen bestuur: hoeveel ritten, hoeveel unieke passagiers, hoeveel kilometers, uit welke kernen? Wie dat pas gaat verzamelen als de vraag komt, is weken kwijt en heeft de eerste maanden meestal niet meer. Zorg dat het meerijdt met de gewone administratie, dan is de jaarrapportage een kwestie van een periode kiezen.

Loopt u tegen iets aan wat hier niet staat? Laat het ons weten — dan vullen we het aan. Voor bredere kennis over vrijwilligersvervoer is er ook het landelijke Kenniscentrum Vrijwilligersvervoer, dat publicaties uitgeeft en netwerkbijeenkomsten organiseert.